計量認證標準編寫的基本規(guī)定
標準是一種特定形式的技術(shù)文件,為了便于編寫,審查和使用,ISO/IEC和各國際標準團體,以各國際標準機構(gòu)對編寫標準都與一套基本規(guī)定,也就是說,都有統(tǒng)一的編寫方法。
如 ISO/IEC技術(shù)工作導(dǎo)則,BS 0.3《英國標準導(dǎo)則 制訂標準用標準第3部分英國標準的起草和編排》GB/T 1.1《標準化工作導(dǎo)則 第一單元 標準的起草與表述規(guī)則 第一部分 標準編寫的基本規(guī)定》等都是指導(dǎo)編寫國際標準及英國、中國標準的標準文件。
標準的編寫方法是標準內(nèi)容的敘述方法, 編排方式和各種圖表、注解的表達方式等。
標準編寫得是否正確,直接關(guān)系到標準的貫徹,也影響到標準之間的交流,是標準質(zhì)量的外在表現(xiàn)形式,因此,我們應(yīng)該十分重視標準的編寫方式。
一、編寫標準的基本要求
各類標準的編寫方法是不相同的,但下列一些基本要求都必須遵循的,否則就不能保證標準的編寫質(zhì)量。
。、正確
標準中規(guī)定的技術(shù)指標、參數(shù)、公式以及其他內(nèi)容都要正確可靠。
規(guī)定的指標必須是以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的綜合成果和先進經(jīng)驗為基礎(chǔ),并經(jīng)過嚴格的科學(xué)驗證,精確的數(shù)學(xué)計算而得出的數(shù)據(jù)編寫時,必須再次核實,對標準中的圖樣、表格、數(shù)值、公式、化學(xué)分子式,計量單位、符號、代號等均應(yīng)進行仔細復(fù)核、消除一切技術(shù)錯誤、保證其正確無誤。
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標準的內(nèi)容表達要準確、清楚、以防止不同人從不同角度產(chǎn)生不同的理解。
標準是經(jīng)濟和技術(shù)活動的依據(jù),是管理法規(guī)和技術(shù)法規(guī),并往往被法律、法規(guī)和經(jīng)濟合同所引用。因此,必須具有法律和法規(guī)條文那樣的措詞準確、邏輯嚴謹?shù)奶厥馕娘L,用詞禁忌模棱兩可,語句結(jié)構(gòu)緊湊嚴密。為了達到表達準確的目的,標準中常用的典型詞句,可以另行制訂成標準來統(tǒng)一執(zhí)行,也可以制訂指導(dǎo)性文件推薦采用。
。、簡明
標準的內(nèi)容簡潔、明了、通俗、易懂。不要使用生僻詞句或地方俗語,在保證準確的前提下盡量使用大眾化的語言,使大家都能正確理解和執(zhí)行,避免產(chǎn)生不易理解或不同理解的可能性。
標準中只規(guī)定“應(yīng)”怎么辦,“必須”達到什么要求,“不得”超過什么界限等,一般不講原因和道理,凡能定量表達的都要定量表達。
根據(jù)標準內(nèi)容的具體情況,在表達準確簡明的前提下,選擇文字,圖表,或文字和圖表并用的表達方式,宜用文字的用文字,宜圖表的用圖表。
。、和諧
編寫標準時,首先要注意不能與國家有關(guān)法律、法令和法規(guī)相違背,相反,應(yīng)使這些法律、法令和法規(guī)在標準中得到貫徹。如標準中的計量單位名稱、符號要遵守《中華人民共和國計量法》和《關(guān)于在我國統(tǒng)一實行法定計量單位的命令》一律采用中華人民共和國計量單位。
其次,編寫標準時要與規(guī)定的上級、同級有關(guān)標準協(xié)調(diào)一致,要與標準所屬的標準體系表內(nèi)的標準和諧一致,以充分發(fā)揮標準化系統(tǒng)整體功能。
。、統(tǒng)一
標準編寫時,表達方式始終要統(tǒng)一標準,同一標準中的名詞、術(shù)語、符號、代號要前后統(tǒng)一標準,相關(guān)標準中的名詞、術(shù)語、符號、代號也要統(tǒng)一。
同一名詞或術(shù)語始終用來表達同一個概念,同一個概念應(yīng)始終采用同一名詞或術(shù)語,不能在一個標準中出現(xiàn)其他同義詞,即不能出現(xiàn)一物多名詞一名多物的現(xiàn)象。
其次,同級標準的書寫格式、幅面大小、章條的劃分以及編號方法等都要統(tǒng)一;同類標準的構(gòu)成、內(nèi)容的編排也要統(tǒng)一,都要符合GB1《標準化工作導(dǎo)則》的有關(guān)規(guī)定。
最后,標準中使用的漢字和翻譯的外文也要統(tǒng)一,漢字要推廣使用國家正式公布的簡化漢字,注意杜絕錯別字。
上述五條基本要求歸納起來,就是:“標準的內(nèi)容應(yīng)正確,文字要表達得準確、簡明、通俗易懂,并做到與國家法規(guī)、有關(guān)標準協(xié)調(diào)一致,編寫方法必須規(guī)范化”。
二、標準的主要構(gòu)成及其內(nèi)容
任何標準都由概述、標準和補充三個要素構(gòu)成。
上述構(gòu)成部分的內(nèi)容不是任何一項標準都要寫的,某一項標準究竟應(yīng)包括其中那些內(nèi)容,應(yīng)根據(jù)標準化對象的特征和制訂標準的目的而定。其內(nèi)容和編寫順序如下:
概述要素:封面、目次、前言、引言、首頁
標準要素:一般要素、技術(shù)要素
一般要素:標準名稱、范圍、引用標準
技術(shù)要素:定義、符號和縮略語、技術(shù)要求、…、標準的附錄
補充要素:提示的附錄、腳注、采用說明的注
。薄⒏攀鲆
標準的概述要素部分內(nèi)容是讓讀者概括地了解標準本身批準、發(fā)布、實施時間等信息。標準章條內(nèi)容標題,標準制定原因過程及其與相關(guān)標準的關(guān)系等,現(xiàn)簡介如下:
1)封面
我國標準的封面上應(yīng)寫明標準代號、編號、標準名稱(國家標準還有英文標準品稱),標準的發(fā)布和實施日期,標準的發(fā)布部門等,國家標準封面上還應(yīng)有國際標準分類號(ICS)。
當采用國際標準時,標準封面上應(yīng)在我國標準號下方并列說明采用的國際標準號及采用程度,如
GBxxx—19xx
idt ISOxxx:19xx(等同采用)
JBxxx—19xx
eqV IECxxx:19xx等
封面格式及其字體、符號規(guī)格按GB1.2規(guī)定執(zhí)行。
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當標準內(nèi)容較長、結(jié)構(gòu)教復(fù)雜、條文較多(一般在15頁以上)時,應(yīng)編寫目次。目次的內(nèi)容包括條文主要劃分單元(一般為章)和附錄的編號、標題和所在頁碼,目次在兩頁以上時應(yīng)另編頁碼,但與標準條文的頁碼不連續(xù),目次頁碼應(yīng)加圓括號,以示區(qū)別。
。常┣把
每個標準應(yīng)有前言,以使標準的使用者正確了解該標準的與關(guān)情況。
“前言”由專用部分和基本部分組成,“專用部分”一般應(yīng)編寫采用國際標準或國外先進標準的版本和程度;與采用的標準文件在技術(shù)內(nèi)容上的差異及原因;與前版標準中重要技術(shù)內(nèi)容上更改情況的說明;與其他標準文件關(guān)系;實施過渡期要求;如有附錄,還應(yīng)說明哪些是標準的附錄,哪些是提示的附錄等!盎静糠帧敝饕菍懨鳂藴实奶岢霾糠,歸口單位,起草單位,主要起草人(一般不超過5人,最多7人),標準首次發(fā)布,歷次修訂或復(fù)審確認的年、月。以及委托的解釋單位。
如采用國際標準,國外先進標準等標準文件,則應(yīng)保留原標準文件的“前言”,并給其標題,“ISO前言”,“DIN前言”等。
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“引言”寫在“首頁”第一章“范圍”前面,一般不寫標題,也不編號。主要寫出關(guān)于標準技術(shù)內(nèi)容以及關(guān)于制定標準的原因的特殊信息說明。但不能包括技術(shù)要求。如沒有,可省略不寫。
。担┦醉
考慮到標準合訂本只有一個封面,為此,首頁上的“天頭”、“地腳”上也分別寫明標準名稱、標準號及替代標準號、發(fā)布與實施時間、“采標”程度等內(nèi)容。其格式按GB1.2 規(guī)定執(zhí)行。
2、標準要素
這部分內(nèi)容是標準的主體,它規(guī)定了標準的要求和必須實施的條文。它由標準的“一般要素”和“技術(shù)要素”兩部分構(gòu)成,現(xiàn)簡介如下:
。保┮话阋
①標準名稱
標準名稱是標準的總標題,應(yīng)能簡明,準確地說明標準的主題直接反映了標準化對象的特征和范圍,并使其與其他標準相區(qū)別,我國標準名稱一般由標準化對象的名稱和技術(shù)特征兩部分組成。標準名稱中表示技術(shù)特征的術(shù)語,應(yīng)采用標準化了的統(tǒng)一術(shù)語。如一項標準的若干部分用通一個標準順序號發(fā)布時,標準應(yīng)有一個總名稱,各獨立部分再分別冠以名稱,二個名稱中中間應(yīng)隔開。
必要時,可由三個獨立部分構(gòu)成,一般排名程序應(yīng)從總體到具體,即:
a、引導(dǎo)部分 指出標準所屬的總領(lǐng)域
b、主體部分 指出標準所規(guī)定的問題
c、補充部分 指出標準所針對的主要問題中某一方面。如:
內(nèi)燃機 活塞環(huán) 油環(huán)
叉車 鉤式叉臂 詞匯
滾動軸承 調(diào)心球軸承 外形尺寸等。
、诜秶
即標準規(guī)定的主題內(nèi)容及其使用范圍,它作為標準正文的第一章,是標準區(qū)別于其它技術(shù)文件的重要標志,但不應(yīng)包含要求。
“主題內(nèi)容”的表述應(yīng)用下列典型用語:
“本標準規(guī)定了……”。
“本標準確定了…術(shù)語”。
“適用范圍”的表述應(yīng)說明標準的適用范圍或應(yīng)用領(lǐng)域,必要時還應(yīng)明確寫出不適用的范圍或領(lǐng)域,一般采用下列典型用語。
“本標準適用于……”。
“本標準適用于……,也適用于……”。
“本標準適用于……,也可參照執(zhí)行”。
“本標準不適用于……”。
、垡脴藴
引用標準是“在標準或法規(guī)中引用一個或多個標準,以代替詳細的規(guī)定”。(GB/T 1.22《引用標準的規(guī)定》)
一般引用該標準中直接引用的有關(guān)標準和與該標準配套使用的相關(guān)標準。這樣做,既能科學(xué)、簡便地編寫標準,也有助于相關(guān)標準之間的協(xié)調(diào)。對標準實施部門和單位有益,GB/T1.22具體規(guī)定了引用標準的基本原則、要求和表示方法。
可以引用有關(guān)行業(yè)主管部門發(fā)布的技術(shù)法規(guī)(即類似標準的規(guī)程、規(guī)范),但不允許引用標準草案,過期廢止標準及只作為參考性的文件和信息資料。
。玻┘夹g(shù)要素
定義
如有必要規(guī)定標準中使用的某些術(shù)語所必要的定義,應(yīng)采用下列典型語句:
“本標準采用下列定義”。
符號和縮略語
如有必要,應(yīng)在該章中列出理解標準中有關(guān)符號和縮略語的一覽表,并可與“定義”一章合并,定標題為“定義、符號和縮略語”。
技術(shù)要求
這部分內(nèi)容的編寫應(yīng)根據(jù)各類標準的結(jié)構(gòu)特點和需要,按照《產(chǎn)品標準的編寫規(guī)定》、《化學(xué)分析方法標準的編寫規(guī)定》、《術(shù)語標準的編寫規(guī)定》等標準規(guī)定分別編寫。(詳見本章第三節(jié)《各類標準的編寫方法》)。
標準的附錄
標準的附錄是標準不可分割的部分,它主要是指對標準技術(shù)內(nèi)容所作的補充,實質(zhì)上相當于技術(shù)內(nèi)容的一個組成部分,這只有在技術(shù)內(nèi)容過多、編寫或閱讀不方便時才編寫在標準條文的后面。
。场⒀a充要素
補充要素包括提示的附錄、腳注、條文中的注釋、表注和圖注和采用說明的注;現(xiàn)分別說明編寫方法
1)提示的附錄
提示的附錄是表述標準中的重要規(guī)定的依據(jù)和專門技術(shù)問題按系統(tǒng)的介紹,標準中有關(guān)條文的參考性資料或推薦性方法,以及正確使用標準的說明等,而編寫“參考件”的主要目的是用以指導(dǎo)和幫助讀者理解標準的技術(shù)內(nèi)容,正確掌握和使用標準,但它不是標準正文的組成部分。
它一般編寫在標準的附錄后,并與標準的附錄一起依次編號,如附錄A、附錄B……列入目次
。玻┠_注:條文中的注釋。表注和圖注、采用說明的注。
腳注:條文中的注釋。表注和圖注等統(tǒng)稱為標準中的“注”應(yīng)盡量避免或少用,它只能用來對標準中某些規(guī)定作為必要的簡短解釋和說明,不得以“注”的方式規(guī)定或改變標準的技術(shù)要求和指標。
腳注:通常只用來對標準條文中某個詞匯或某段句子加以解釋,從而為讀者提供理解標準該詞匯或句子的信息。表述方式為在注釋處右上角用帶半個圓括號的阿拉伯數(shù)字數(shù)字標注,如1)、2)……然后在同頁左下方,有一條長度為1/4版面的細實線與標準正文分開;再此線下方依次注釋。
條文中的注釋是對該條文的解釋。一般直接接在該條文下方,左起空兩格寫出“注”字,加冒號:然后寫出注釋具體內(nèi)容。
表注和圖注可以包含技術(shù)要求!氨碜ⅰ睉(yīng)直接注寫在表格的框架內(nèi),在“注:”后寫出注釋內(nèi)容,圖注,一般位于圖樣下方與圖名上方之間,并每個表或圖的注均使用單獨的編號順序。
采用說明的注在等效采用國際標準時,對技術(shù)內(nèi)容的小差異,應(yīng)在有差異條文處右上角用1]、2]、3]……順序編號,并在該條文頁面左下方,劃一細實線,其長度均為版面寬度的四分之一,在細實線下,左起空兩字位置,以“采用說明”為標題按順序相應(yīng)說明差異的內(nèi)容。
若同一頁標準文字中同時有腳注和采用說明的注時,應(yīng)先寫腳注、再寫采用說明的注。
三、標準條文的編排
1、標準條文層次的劃分及其編號
標準應(yīng)按其內(nèi)容成若干層次(以二至三個層次為好,一般不要超過四個層次)進行敘述,各層次的編號采用阿拉伯數(shù)字,每二個層次之間加圓點,圓點加在阿拉伯數(shù)字的右下角。
第一層次“章”的編寫自始至終須連續(xù),以下層次的編號只在所屬的層次內(nèi)連接,引用章以下各層次的條文編號時,統(tǒng)稱為條,如第1條、第1.1條、條1.2.1條……。
當一個標準不宜容納若干獨立部分的內(nèi)容時,可以將它們分開,但為了保持標準的系統(tǒng)性,方便使用,就把這些獨立部分用同一個標準順序號發(fā)布。每個部分的編號用阿拉伯數(shù)字表示,放在標準順序號之后,也以原點分開,如GB1.1—1993、GB1.2—1996等。
當標準條文內(nèi)容較簡短,或適于采用分行并列敘述時,其編號用小寫的拉丁字母a、b、c……順序表示,在字母右下角加圓點,如產(chǎn)品標志的基本內(nèi)容為:
a、產(chǎn)品名稱;
b、制造廠名;
c、制造日期或生產(chǎn)批號和出廠日期;
d、產(chǎn)品標記;
e、產(chǎn)品的主要參數(shù)和質(zhì)量等級。
2、標準條文的排列格式
第一層次的條文一般應(yīng)有標題,特別是需要編制目次時,必須沒有標題,標題的編號應(yīng)左起頂格書寫,其后空一個字再寫標題,占兩行位置,另起一行寫具體內(nèi)容。在不需編制目錄的情況下,可以不設(shè)標題,就可在編號后空一個字直接寫具體內(nèi)容。
第二層次及以下層次的條文可有標題,也可沒有標題,但屬于同一層次的下一層次的條文,有無標題應(yīng)一致,有標題的也寫在編號后空一個字處,但只能占一行,其具體內(nèi)容的第一行應(yīng)在起空二個字書寫,并列敘述的條文編號a、b、c……均應(yīng)左起空二個字書寫,并在編號后空一個字寫內(nèi)容。
四、標準編寫細則
。、標準的編號和分類號
國家、行業(yè)和地方標準的編號和分類號均應(yīng)符合國務(wù)院標準化行政部門的有關(guān)規(guī)定。如強制性國家標準的代號用“GB”推薦性國家標準的代號用“GB/T”等。
標準分類號按《國際標準文獻分類法》中規(guī)定執(zhí)行。
企業(yè)產(chǎn)品標準的編號應(yīng)按《企業(yè)標準化管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。如夏門輪胎廠的企業(yè)標準編號為:
其他企業(yè)標準的編號和分類號由企業(yè)自己規(guī)定。
標準修訂時,標準編號不變,僅把年代號改為修訂的年代號。若幾個標準合并該為一個標準,或者一個標準修訂為幾個標準,原標準號一般停止使用,另編新號。
。、標準中的數(shù)值及其修約
標準中的數(shù)值一般采用阿拉伯數(shù)字,應(yīng)盡量避免使用分數(shù)而采用小數(shù)。10以內(nèi)的數(shù)字,在某些情況下,可以按習(xí)慣用中文“一”、“三”書寫,對“每批任選一個做試驗”、“重新熱處理最多不得超過三次”等,但帶有計量單位符合時,必須用阿拉伯數(shù)字書寫。
小于1的小數(shù)必須寫出小數(shù)點前定位的“0”數(shù)值的有效應(yīng)數(shù)全部寫出,以反映所需的精密度。如級差為0.25的數(shù)列應(yīng)寫成:1.50;1.75;2.00而不能寫成1.5;1.75;2,小數(shù)點前后若超過4位數(shù)字時,應(yīng)從小數(shù)點起,向左或向右每三位數(shù)字空半個阿拉伯數(shù)字的文質(zhì)彬彬,表示偏差范圍和參數(shù)范圍的數(shù)值均應(yīng)按GB1.1規(guī)定書寫。極限數(shù)值按GB1250《極限數(shù)值的表示方法和判定方法》規(guī)定書寫。
標準是一種出版物,因此其數(shù)字使用方法應(yīng)符合GB/T15835《出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》如表示公歷世紀、年代、年、月、日和時刻、物理量值應(yīng)使用阿拉伯數(shù)字;當數(shù)字作為詞索構(gòu)成定型的詞、詞組、慣用語、縮略語或具體修辭色彩的語句,如“一律”、“十滴水”、“七五規(guī)劃”等,就可使用漢字“一”、“十”、“七五”。
標準中的數(shù)值修約方法應(yīng)按GB 8170《數(shù)字修約規(guī)則》中各項規(guī)定執(zhí)行。
。、標準中的符號
標準中的計量單位符號、數(shù)學(xué)符號、物理量符號以及其他符號,應(yīng)分別符合《中華人民共和國法定計量單位使用方法》、GB 3100-3102《量與單位》國家標準規(guī)定,同一標準中,其計量單位前后一致。
在標準條文中,不得在文間夾雜使用數(shù)學(xué)符號,物理量符號以及化學(xué)分子式等,只有帶有阿拉伯數(shù)字時,可用計量單位符號。如“試樣h為25mm”,應(yīng)寫成“試樣高度h為25mm”,“加15mlH2SO4”,應(yīng)寫成“加15ml硫酸”,“其長度 〉鏈環(huán)寬度”。應(yīng)寫成“長度大于鏈環(huán)寬度”等。
在標準條文中列有同一計量單位的一系列數(shù)值時,只需在最末一個數(shù)字后面列出計量單位符號。在阿拉伯數(shù)字和計量單位符號之間,一般應(yīng)空半個阿拉伯數(shù)字的位置,如130cm。在需要同時注明物理量符號和計量單位符號時,應(yīng)先寫物理量名稱并在二個符號之間加一逗號分開,如重量P,Kg;長度L,mm。
。础藴手械谋砀
標準中的表格一般應(yīng)排列在有關(guān)條文的附近,與有關(guān)條文內(nèi)容相呼應(yīng)并應(yīng)標注表號和表格名稱,表號和表格名稱空間一個字位置,寫在表的上方居中位置,如一個標準中有兩個以上的表格,因連續(xù)標注表號。
表格中各欄參數(shù)的計量單位相同時,應(yīng)將單位寫在表的右上角。否則,應(yīng)分寫在圖欄參數(shù)名稱的下方或右方,相鄰參數(shù)用相同計量單位,也可合并寫在它們共同的單位欄內(nèi)。
表格中的數(shù)值,上下行的小數(shù)點和數(shù)字應(yīng)對正,表格中某些欄沒有內(nèi)容填寫應(yīng)用短橫線表示。
。、標準中的公式
標準中的公式應(yīng)寫在左右居中位置,同一項標準中與兩個以上公式時,應(yīng)在公式后面以帶圓括號的阿拉伯數(shù)字數(shù)值順序編號,公式和順序號之間用“……”連續(xù),但注釋中的公式不用編號。
公式中符號的意義及所采用計量單位必須指明,一般注釋在公式的下面。
。、標準中的圖樣
標準中的圖樣一般應(yīng)排在有關(guān)條文的附近,與有關(guān)條文內(nèi)容相呼應(yīng)。圖樣中的圖形符號應(yīng)符合制圖、圖形符號等有關(guān)標準規(guī)定。
標準中的圖樣下方居中位置應(yīng)標注圖號和圖名,在一個標準中有二個以上圖號應(yīng)連續(xù)標注,圖號和圖名之間應(yīng)空一個字,但表格中的圖樣不必標注圖號。
表示函數(shù)關(guān)系的曲線圖,如有確定曲線的函數(shù)式時,應(yīng)寫在有關(guān)條文中或在圖中適當位置,或在圖的下方寫出來。
。贰⒅黝}詞與標點符號
主題詞,又稱敘詞。它是經(jīng)過規(guī)范化的詞,在標引中用以表達文獻的主題,即文獻的中心內(nèi)容。在檢索中用它構(gòu)成提問式,以北表達檢索的要求。現(xiàn)已成為文件、文獻與標準資料自動化管理重要工具。
為了便于計算機檢索標準,應(yīng)按GB 3860《文獻主題標引規(guī)則》從《標準文獻主題詞表》中選擇、標引用主題詞,然后按GB 1.2中規(guī)定的格式與字體編寫,印刷在標準封底的指定位置上。
標準中的標點符號,是輔助文字記錄語言的符號,用來表示停頓、語氣以及詞語的性質(zhì)和作用。無論是句號、逗號、頓號、分號、冒號等點號,還是引號、括號、連接號等標號、均應(yīng)符合GB/T15834《標點符號用法》規(guī)定。
。、簡化字、書眉線和終結(jié)線
標準中應(yīng)采用國家正式公布的簡化漢字,不得自撰。不能用繁體字。
除附錄外的標準正文每頁均應(yīng)劃書眉線,并在書眉線上方居中處書寫標準號。
標準條文或附錄結(jié)束后,在版面的中間劃一條粗實線作為終結(jié)線,其長度約為版面寬度的四分之一。